Minden munkáltató, amely legalább 100 fő pénzbeli egészségbiztosítási ellátásra jogosult személyt foglalkoztat, köteles gondoskodni törvényben vagy kormányrendeletben meghatározott társadalombiztosítási és egyéb feladatok ellátásáról, ennek érdekében társadalombiztosítási kifizetőhelyet (kifizetőhely) hoz létre. A munkáltató akkor köteles kezdeményezni a kormányhivatalnál a kifizetőhelyként történő nyilvántartásba vételét, ha a pénzbeli egészségbiztosítási ellátásra jogosult foglalkoztatottak létszáma tartósan – legalább hat egymás követő hónapban – meghaladja a 100 főt.
Ha a munkáltató e kötelezettségének nem tesz eleget, a kötelező egészségbiztosítás ellátásairól szóló 1997. évi LXXXIII. törvény (a továbbiakban: Ebtv.) 80. § (6) bekezdése szerinti mulasztási bírság fizetésére kötelezhető.
Ha a kifizetőhelyet fenntartó foglalkoztató által foglalkoztatott, pénzbeli egészségbiztosítási ellátásra jogosult biztosítottak létszáma tartósan – legalább hat egymást követő hónapban – 100 fő alá csökken, valamint, ha a magánszemély, jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet az alap kezeléséért felelős társadalombiztosítási szervvel kötött megállapodását fel kívánja mondani, a kifizetőhely a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvényben foglaltak szerinti elektronikus úton kezdeményezi a kifizetőhely megszüntetését.
A kifizetőhely megszűnése esetén a kormányhivatal a kifizetőhelynél záró ellenőrzést tart, amelynek során a kormányhivatal a kifizetőhelytől átveszi azon biztosítottak kifizetőhelyi feladatellátás során keletkezett iratanyagát, akik részére a kifizetőhely a megszűnése időpontjában pénzbeli egészségbiztosítási ellátást vagy baleseti táppénzt folyósított. Az ellátásokat a kifizetőhely megszűnését követő naptól az egészségbiztosító folyósítja tovább.
A kifizetőhely helyett a társadalombiztosítási, illetve egyéb feladatokat – az erre irányuló megállapodás alapján – más szervezet is elláthatja; az alap kezeléséért felelős társadalombiztosítási szervvel szemben azonban a felelősség ez esetben is a foglalkoztatót terheli. A központosított illetményszámfejtést végző illetményszámfejtő hely társadalombiztosítási kifizetőhelyként működik.
Magánszemély, jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet a társadalombiztosítási szervvel kötött megállapodás alapján kifizetőhelyet létesíthet. A kifizetőhelyen végzett társadalombiztosítási feladatokat a megállapodásban kell rögzíteni. Ha a kifizetőhely létesítésére irányuló eljárásban az egészségbiztosítási pénztári feladatkörében eljáró fővárosi és megyei kormányhivatal (a továbbiakban: kormányhivatal) azt állapítja meg, hogy megállapodás megkötése nem indokolt, a magánszemély, jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet erre irányuló kérelmét határozattal elutasítja. A kifizetőhely fenntartója a társadalombiztosítási feladatokat saját költségén, szakképzett alkalmazottakkal végzi, az igények jogszerű elbírálásáért és a kifizetett ellátásokért a társadalombiztosítási szervvel szemben teljes anyagi felelősséggel tartozik. A szabályszerűen elbírált igények alapján kifizetett ellátások összegét az illetékes igazgatási szerv megtéríti, kivéve a foglalkoztatót terhelő táppénz-hozzájárulás összegét.
A törvényben vagy kormányrendeletben előírt, illetőleg az imént említett megállapodás szerinti társadalombiztosítási feladatok elvégzéséért a kifizetőhely fenntartóját a biztosítási alapokból meghatározott mértékű költségtérítés illeti meg.
A kifizetőhely tehát
- megállapítja az ellátást,
- folyósítja az összegeket,
- elszámol a NAV-val és az egészségbiztosítási szervekkel.
A kifizetőhelyi feladatok ellátása magas szintű szakmai felkészültséget igényel, mivel az ellátások alapjának meghatározása számos speciális szabály figyelembevételével történik.
Táppénz-hozzájárulás
Az Ebtv. alapján a munkáltató bizonyos esetekben hozzájárul a táppénz finanszírozásához. A táppénz-hozzájárulás intézménye azt szolgálja, hogy a foglalkoztató is viselje a keresőképtelenséggel összefüggő társadalombiztosítási kiadások egy részét.
A gyakorlatban a munkáltatónak a folyósított táppénz meghatározott részét kell megtérítenie az egészségbiztosítás részére. A hozzájárulást külön nyilvántartások és elszámolások alapján kell teljesíteni. 2000. január 1-jétől az állami adóhatóság szedi be a két társadalombiztosítási ágat (nyugdíj– és egészségbiztosítás) megillető járulékot, ezeket külön számlákra is kellett befizetni. Jelenleg a 18,5 százalékos társadalombiztosítási járulékot már csak egy számlára. Az így befolyt járulékot az állami adóhatóság utalja külön a Nyugdíjbiztosításhoz, illetőleg az Egészségbiztosításhoz. Így a társadalombiztosítási kifizetőhely által kifizetett ellátások már nem vonhatók le a fizetendő járulékokból. A szabályszerűen elbírált igények alapján kifizetett ellátások összegét az illetékes egészségbiztosítási feladatokat ellátó szerv megtéríti, kivéve a foglalkoztatót terhelő táppénz-hozzájárulás összegét. A társadalombiztosítási kifizetőhelyet fenntartó foglalkoztató a táppénz-hozzájárulást jelenleg az általa folyósított társadalombiztosítási ellátások elszámolásán tünteti fel. A társadalombiztosítási kifizetőhellyel rendelkező foglalkoztató az általa kifizetett ellátások összegét az egészségbiztosítási feladatokat ellátó szervnél igényelheti.
Ha a biztosított részére a táppénzt az egészségbiztosítási szerv állapítja meg és folyósítja, a táppénz folyósítását követően a táppénz-hozzájárulás összegét az igazgatási szerv érvényesíti. A társadalombiztosítási kifizetőhellyel rendelkező foglalkoztató a táppénz-hozzájárulás összegét megállapítja, és az általa kifizetett ellátások terhére elszámolja. A társadalombiztosítási kifizetőhellyel nem rendelkező foglalkoztatót terhelő táppénz-hozzájárulás összegét a foglalkoztatott táppénzének megállapítására illetékes, egészségbiztosítási pénztári feladatkörében eljáró fővárosi és vármegyei kormányhivatal (a továbbiakban: egészségbiztosítási szerv) állapítja meg. A foglalkoztató a határozat véglegessé válását követően a táppénz-hozzájárulást 15 napon belül a NAV munkáltatói táppénz-hozzájárulás beszedési számlájára utalja át.
Az egészségbiztosítási szerv a végleges határozatok adatait határozatonként, a foglalkoztató azonosító számát és a követelés összegét, valamint esedékességét tartalmazó adatszol-
gáltatást teljesít az állami adóhatóság részére. Az adatszolgáltatást elektronikusan, a NAV és a Kincstár közötti megállapodásban rögzített adattartalommal és rendszerességgel, de legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 15-éig kell teljesíteni. Az adatszolgáltatás szerint fennálló követelést az adóhatóság a foglalkoztató adószámláján táppénz-hozzájárulás adónem kötelezettségként írja elő.
A kifizetőhelyet fenntartó foglalkoztató minden hónapban köteles adatot szolgáltatni az egészségbiztosítási szerv részére az általa kifizetett egészségbiztosítási pénzbeli ellátásokról és a baleseti táppénzről. Az ügy hivatalos megnevezése: „Adatszolgáltatás a társadalombiztosítási kifizetőhelyek által folyósított egészségbiztosítási pénzbeli ellátásokról és a baleseti táppénzről (EB_KIFADAT_01)”. A 2023. július 1-jét követően folyósított ellátásokról a kifizetőhelyi adatszolgáltatást minden hónap 20. napjáig, kizárólag elektronikus úton kell teljesíteni.
A 2023. július 1-jétől folyósított ellátások esetében nem kell külön kifizetőhelyi elszámolást, például EB23 jelű nyomtatványt teljesíteni, és külön statisztikai adatszolgáltatást sem kell leadni. Az adatszolgáltatás a SZÜF-ön közzétett, erre rendszeresített elektronikus nyomtatványon történik.
A kifizetőhelynek társadalombiztosítási feladatokat saját költségén, szakképzett alkalmazottakkal kell elvégeznie. Erre a feladatra a munkáltató cég általában képzett társadalombiztosítási ügyintézőt foglalkoztat. A munkavállalók igényeinek szabályos adminisztrálása, elbírálása, az ellátások kifizetése a kifizetőhely feladata, amelyért anyagi felelősséggel is tartozik. A társadalombiztosítási ellátások összegét – a foglalkoztatót terhelő táppénz-hozzájárulás összegét kivéve – a MÁK megtéríti a kifizetőhelynek. A jogszabályokban előírt társadalombiztosítási feladatok ellátásáért a kifizetőhely fenntartóját a kifizetőhely által megállapított és folyósított ellátások (táppénz, csecsemőgondozási díj, gyermekgondozási díj és baleseti táppénz) egy százalékának megfelelő összegű költségtérítés illeti meg.
A járulékfizetési kötelezettség teljesítése ma már jóval többet jelent a közterhek egyszerű befizetésénél. A foglalkoztatóknak a biztosítási jogviszony létrejöttétől kezdve folyamatos bejelentési, nyilvántartási, bevallási és fizetési kötelezettségeknek kell megfelelniük. A járulékok helyes megállapítása egyaránt befolyásolja a vállalkozások adókockázatát, valamint a munkavállalók jövőbeli egészségbiztosítási és nyugdíjjogosultságait.
A gyakorlatban a legnagyobb kockázatot a késedelmes bevallások, a hibás járulékalap-meghatározás, valamint a táppénzzel kapcsolatos elszámolási tévedések jelentik. A megfelelő belső kontrollok, a rendszeres folyószámla-egyeztetés és a naprakész szakmai ismeretek jelentősen csökkenthetik az adóhatósági megállapítások és szankciók kockázatát.