A gépjárműhasználathoz kapcsolódó költségek elszámolása attól függ, hogy a költség a bevételszerző tevékenységgel közvetlen összefüggésben merült-e fel, megfelelően igazolható-e, valamint hogy az utazás jogcíme hivatali, üzleti útnak vagy munkába járásnak minősül-e.
Elszámolható költségek az Szja tv. alapján
Az Szja tv. szerint magáncélú vagy családi szükségletet szolgáló kiadások nem számolhatók el, kivéve, ha a törvény kifejezetten lehetővé teszi. A munkaviszonyhoz kapcsolódó költségek megtérítésének kötelezettségét az Mt. is rögzíti, azonban az adómentesség és az elszámolhatóság feltételeit az Szja tv. határozza meg.
Hivatali, üzleti utazás és munkába járás elhatárolása
Hivatali, üzleti utazásnak a munkáltató vagy kifizető tevékenységével összefüggő, elrendelt feladat ellátása érdekében szükséges utazás minősül. Nem tartozik ide a lakóhely és a munkahely közötti napi közlekedés, amely munkába járásnak számít, és eltérő szabályok szerint téríthető. Nem tekinthető hivatali, üzleti útnak az az utazás sem, amely a körülmények alapján csak látszólag szolgál üzleti célt. Ilyenkor az utazás költségei nem számolhatók el adómentesen.
A kifizető minősége és jelentősége
A kifizető fogalmát az Art. határozza meg. Ide tartozik minden olyan belföldi vagy meghatározott esetben külföldi szervezet, amely adóköteles jövedelmet juttat a magánszemély részére. A kifizető minősége meghatározó az adómegállapítás, levonás és bevallás szempontjából.
Saját személygépkocsi használata
Ha a magánszemély saját tulajdonában vagy használatában lévő személygépkocsit használ hivatali, üzleti célra, költséget számolhat el:
- munkaviszony vagy megbízási jogviszony esetén kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás alapján,
- egyéni vállalkozóként vagy őstermelőként útnyilvántartás vezetésével vagy havi 500 km átalány alkalmazásával.
Fenti esetekben a költségelszámolás miatt cégautóadót kell fizetni.
Kiküldetési rendelvény és útnyilvántartás
A hivatali, üzleti utak igazolása kiküldetési rendelvénnyel vagy útnyilvántartással történik. A kiküldetési rendelvény kötelező adattartalmát jogszabály rögzíti, és papír alapon vagy elektronikusan is kiállítható.
Útnyilvántartást minden egyes gépjárműre külön kell vezetni, fel kell tüntetni az utazás célját, útvonalát, időpontját és a megtett kilométereket. A nyilvántartás formai vagy tartalmi hiányossága esetén költségelszámolásra nincs lehetőség.
Üzemanyagköltség elszámolása
Üzemanyagköltség kizárólag hivatali, üzleti útra számolható el. Az elszámolás alapja:
- a megtett kilométer,
- az üzemanyag-fogyasztási norma,
- valamint az üzemanyag ára.
A magánszemély választhat a számla szerinti üzemanyagár és a NAV által közzétett ár között, de egy negyedéven belül csak az egyik módszer alkalmazható. Áfa levonás esetén a NAV által közzétett ár nem használható.
Elektromos meghajtású és hibrid személygépkocsik költségelszámolása
Elektromos meghajtású és hibrid személygépkocsi használata esetén az Szja tv. szerinti költségelszámolás alapelvei megegyeznek a hagyományos meghajtású járművekével: kizárólag a hivatali, üzleti célú használathoz kapcsolódó, megfelelően igazolt költségek vehetők figyelembe. Tisztán elektromos személygépkocsi esetében üzemanyagköltség nem számolható el, ugyanakkor az üzleti használathoz kapcsolódó töltési költségek és egyéb kiadások az általános szabályok szerint elszámolhatók. Hibrid személygépkocsi esetén az üzemanyag- és a töltési költségek elszámolása a tényleges használatnak megfelelően, a jogszabályi feltételek betartásával történhet.
Egyéb költségek és normaköltség
Az üzemanyagköltségen túl elszámolhatók az üzemi használathoz kapcsolódó egyéb kiadások, például javítási, karbantartási költségek, biztosítások és adók, az üzleti használat arányában. Egyszerűsített megoldásként az üzemanyagköltségen felül kilométerenként 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazható.
Nem saját tulajdonú járművek
Bérlés vagy nem zárt végű lízing esetén a bérleti vagy lízingdíj, valamint az üzemanyag- és egyéb költségek elszámolhatósága a bevételhez és a szerződéses feltételekhez kötött.
Költségek igazolása és bírói gyakorlat
A költségek elszámolásához az Szja tv. szerinti bizonylatok szükségesek. A bírói gyakorlat szerint a gazdasági esemény valósága elsődleges, ugyanakkor megfelelő bizonylat hiányában a költség nem vehető figyelembe. Az útnyilvántartás vezetése személygépkocsi esetén kötelező, és annak hiánya kizárja a költségelszámolást.
Előleg és utólagos elszámolás
A hivatali, üzleti utazások költségei előlegként is kifizethetők. Az előleg adómentességének feltétele a 30 napon belüli elszámolás. Ennek elmulasztása esetén kamatkedvezményből származó jövedelem keletkezik, amely után a közterheket a kifizető viseli.